Cases de sucesso

Energisa e Sada consolidam processos em Centro de Serviços Compartilhados 

A Energisa é um dos principais grupos privados do setor elétrico no Brasil. Para conseguir fazer uma gestão eficiente de tantos processos ligados a esses grandes números, o Grupo implementou um Centro de Serviços Compartilhados (CSC) com a ajuda da TOTVS Consulting. Não só fazer a gestão dos processos atuais, mas principalmente continuar crescendo.  


O projeto de implementação do CSC, que internamente é chamado de Central de Serviços Energisa (CSE), teve início em julho de 2015 com amplo planejamento. Partiu do alinhamento estratégico para definir escopos e benefícios esperados e passou por toda a preparação, desenho detalhado dos fluxos e estudo de implementação por ondas de processos, atingindo a estabilização e melhoria dos serviços prestados agora de Cataguases (MG) para todo o Brasil.  


Entre os desafios para integrar e padronizar inúmeros procedimentos e regras de negócios, os consultores TOTVS e os profissionais da Energisa envolvidos no projeto precisavam consolidar informações oriundas de três diferentes softwares de gestão (ERPs), entre outros sistemas usados na administração da companhia. Para isso, foi realizado um detalhado diagnóstico para mapear as melhorias em processos, sistemas e tecnologias com o objetivo de padronizar fluxos, indicadores e serviços que seriam prestados pelo CSE.  


A nova Central da Energisa consolidou a prestação dos serviços referentes à Administração de colaboradores, Serviços Financeiros, Infraestrutura (Facilites, Frotas e Viagens), Telefonia e Rede, Suprimentos, Fechamento ao Resultado e Gestão de Serviços (Performance e Central de Atendimento). A automatização das rotinas foi uma das formas mais eficiente de melhorarmos a produtividade e controlar o alto volume de processos do negócio.  


A preparação da equipe contou com mais de 40 turmas de treinamentos presenciais, com carga horária superior a mil horas e mais de 400 pessoas treinadas, além de sessões à distância, totalizando mais de 6.295 horas. Com mais de 150 indicadores padronizados em 90 dias de operação, o CSE totalizou, na área de Serviços Financeiros, 116 mil pagamentos realizados, R$ 5 bilhões pagos, 14 mil obrigações geradas e R$ 1,4 bilhão em valores pagos, R$ 140 mil limites ativos, R$ 5,6 bilhões de adiantamentos e 23 mil prestações de contas realizadas, 2 mil solicitações com R$ 47 milhões faturados e 750 contas ativas.  


Os resultados alcançados com a adoção da Central refletiram também em ganho de escala com a realização de atividades padronizadas, redução de ociosidade e dispersão, diminuição de atividades de interferência e maior foco nas ações transacionais, controle de demandas, workflows automáticos e ferramentas de autoatendimentos. 


Automatizando operações na Sada 


O Grupo Sada implementou um CSC para automatizar operações de suas organizações. O desafio era conseguir fazer uma gestão eficiente de tantos processos e seguir com seu plano de crescimento e, para isso, a Sada buscou no mercado uma metodologia que a apoiasse na redução de custos e minimizasse o impacto da crise econômica. A implementação do CSC foi realizada em parceria com a Totvs Consulting, consultoria de negócios da fabricante Totvs.

 

O projeto teve o pontapé inicial em junho de 2016 e contou com envolvimento dos executivos de todas as áreas, para garantir a sinergia dos processos. O CSC consolidou os serviços administrativos e padronizou os processos dos departamentos financeiro, contábil, fiscal, pessoal, suprimentos e também atende os chamados de tecnologia da informação do grupo em um único local. Antes disso, toda a estrutura estava espalhada em cinco escritórios e, muitas vezes, ocorriam atividades transacionais duplicadas. 


Além da eliminação deste tipo de falha, havia uma grande oportunidade de melhorar os serviços prestados por essa estrutura centralizada. Para isso, foram mais de 400 processos mapeados, mais de 11 empresas visitadas, 207 entrevistas com o time e o envolvimento de 754 colaboradores, que executavam as tarefas com a finalidade de mapear possíveis melhorias da operação. 


No projeto, Totvs Consulting redesenhou todos os fluxos de trabalho e as políticas internas, além de definir as tecnologias mais adequadas e aderentes para essa nova fase. O projeto permitiu reduzir estruturas e ganhar eficiência operacional por meio de um trabalho em conjunto, chegamos a uma automatização das rotinas feita com excelência. (Com informações dos portais Decision Report e Computer World) 

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